Surat Resmi dan Tidak Resmi
Apa itu surat resmi? Surat resmi atau official letter adalah jenis surat
yang digunakan secara formal atau resmi oleh pihak-pihak tertentu, baik secara
perorangan, lembaga, organisasi atau instansi tertentu untuk saling
berkomunikasi satu dengan yang lain secara formal.
Pembuatan surat resmi berdasarkan dengan
aturan dan kaidah yang telah ditentukan, seperti penggunaan bahasa baku, isi
surat harus efektif dan jelas, serta dibuat dengan cermat sesuai dengan
keperluannya. Salah satu contoh surat resmi yang digunakan secara prbadi adalah
surat undangan pernikahan. Agar lebih jelas memahami pengertian surat resmi,
berikut penjelasan lengkapnya tentang surat resmi, fungsi, dan ciri-cirinya.
Fungsi surat
Surat resmi memiliki fungsi yang tidak
ditemukan pada jenis surat lainnya. Berikut beberapa fungsi surat resmi, antara
lain:
- Surat resmi sebagai sarana informasi atau
pemberitahuan tentang hal-hal tertentu yang disampaikan oleh satu pihak
kepada pihak lainnya, misalnya penyampaian gagasan atau pikiran.
- Surat resmi berfungsi sebagai bukti tertulis
dalam bentuk dokumen yang bisa dipercaya dan dipertanggungjawabkan.
- Surat resmi sebagai pedoman kerja dalam melakukan
kegiatan atau aktivitas yang biasanya berisi tentang langkah-langkah kerja
untuk pekerja tertentu.
- Surat resmi sebagai pengingat bagi penerima surat
baik perorangan, organisasi, atau lembaga. Hal inilah yang menyebabkan
surat resmi perlu didokumentasikan agar bisa digunakan sebagai data
dikemudian hari.
- Surat resmi berfungsi sebagai bukti historis dan
bukti kronologis.
Meskipun saat ini sudah disediakan
fasilitas teknologi seperti email, peran surat resmi dalam bentuk tertulis atau
print out masih tetap diperlukan untuk keperluan tertentu, seperti keperluan
bisnis, niaga, pemberitahuan dan keperluan lainnya.
Ciri-ciri surat resmi
Dilihat dari karakteristiknya, kita
dapat dengan mudah mengenali surat resmi. Berikut ini adalah ciri-ciri surat
resmi, antara lain:
- Surat resmi dibuat dengan menggunakan bahasa baku
sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia dan EYD, mulai dari kosa kata, frasam
serta hingga tata bahasa yang digunakan.
- Surat resmi dibuat dengan menggunakan bahasa yang
singkat, padat, dan efektif serta mudah dimengerti maksud dan isinya.
- Surat resmi tidak menggunakan bahasa implisit
namun menggunakan bahasa eksplisit.
- Surat resmi dibuat dengan bentuk full block atau
semi block.
- Surat resmi menggunakan kop surat yang
menyebutkan pihak yang mengeluarkan surat resmi tersebut.
- Surat resmi mencantumkan nomor surat, perihal,
tanggal, alamat tujuan, dan lampiran bila ada.
- Dalam kondisi tertentu surat resmi membutuhkan
stempel atau cap khusus.
- Surat resmi memiliki bentuk sistematis dan dibuat
sesuai dengan aturan baku.
Jenis surat resmi
Berikut ini adalah jenis-jenis surat
resmi, antara lain:
- Surat Keputusan, adalah surat resmi yang berisi
keputusan dari pimpinan mengenai suatu hal berdasarkan hukum atau
peraturan dan undang-undang yang melandasi. Contohnya: Surat Keputusan
Pegawai Negeri Sipil.
- Surat Pengantar, adalah surat yang digunakan
untuk suatu keperluan mengantar sesuatu. Contohnya: Surat pengantar pidah
sekolah.
- Surat Permohonan, adalah surat permintaan yang
ditujukan kepada atasan atau pimpinan, Contoh: Surat permohonan pindah
tempat tugas.
- Surat Panggilan, adalah surat yang digunakan
untuk memanggil atau mengundang seseorang dengan tujuan tertentu. Contoh:
Surat panggilan untuk wali murid.
- Surat Perintah, adalah surat yang berisi
instruksi dari atasan kepada bawahan untuk melakukan tugas diluar
pekerjaan rutin. Contoh: Surat yang berisi perintah dari Pimpinan kepada
bawahan untuk membuat laporan bulanan secepatnya.
- Surat Peringatan, adalah surat yang berisi
peringatan agar pegawai melakukan tugas dengan baik. Contoh: Surat
peringatan karena sering bolos sekolah.
- Surat Tugas, adalah surat yang berisi penugasan
seseorang dari pimpinan kepada bawahannya. Contoh: Surat tugas dari kepala
sekolah kepada bawahannya untuk menggantikan tugasnya selama kepala
sekolah sedang melaksankan ibadah haji.
- Surat Instruksi, adalah surat yang berisi
instruksi untuk melakukan sesuatu hal. Contoh: Instruksi dari Kepala
Sekolah kepada guru untuk mendampingi siswa dalam melaksanakan lomba di
luar sekolah.
- Surat Kuasa, adalah surat yang berisi pemberian
kuasa kepada seseorang untuk melakukan hal tanpa menunggu pihak pemberi
kuasa. Contoh: Surat kuasa penandatanganan dokumen selama pimpinan berada
diluar negeri.
- Surat Pengumuman, adalah surat yang berisi
informasi penting dengan sifat segera. Contoh:Surat pengumuman libur
kuliah karena hari lebaran.
- Surat Edaran, adalah surat yang diedarkan kepada
kalangan tertentu mengenai sesuatu hal. Contoh: Surat edaran daftar ulang
siswa kepada wali murid.
- Surat Niaga, adalah surat yang digunakan sebagai
transaksi jual beli dalam jumlah tinggi. Contoh: Surat pembelian tanah.
- Surat Undangan, adalah surat yang bertujuan untuk
mengundang seseoang atau instansi untuk kepentingan tertentu. Contoh:
surat undangan rapat.
Bagian surat resmi
Berbeda dengan jenis surat lainnya, surat resmi
memiliki kaidah yang lebih terstruktur dengan ketentuan-ketentuan penulisannya.
Dalam surat resmi terdapat bagian-bagian surat yang harus diperhatikan.
Bagian-bagian surat resmi tersebut, meliputi:
Kepala atau KOP Surat
Kepala atau kop surat menunjukkan edentitas suatu perusahaan atau instansi. Kop
surat biasanya terdapat pada bagian atas surat yang berisi nama instansi,
alamat, kotak pos, email, telepon, dan lainnya.
Nomor Surat
Nomor surat berfungsi untuk memudahkan
perarsipan jika sewaktu-waktu surat kembali dibutuhkan. Nomor surat biasanya
ditulis sesuai dengan kebijakan perusahaan.
Tempat dan Tanggal Pembuatan Surat
Bagian dari surat resmi lainnya adalah
tempat dan tanggal pembuatan surat yang biasanya terletak di bagian kanan atau
kiri surat tergantung dari format yang dipilih. Penulisan tempat dan tanggal
perlu dicantumkan karena digunakan sebagai penunjuk waktu.
Lampiran
Lampiran dibuat sebagai penunjuk tentang
dokumen yang disertakan bersama surat yang bersangkutan. Dalam surat resmi, lampiran
dinyatakan dalam jumlah yang pasti.
Hal/Perihal
Hal atau perihal adalah inti dari isi
surat secara keseluruhan. Hal atau perihal berisi pokok-pokok dari isi surat
yang ingin ditujukan yang dibuat oleh pembuat surat.
Alamat
Bagian alamat surat berisi seperti
jabatan seseorang, instansi, dan alamat yang dituju. Biasanya bagian alamat
surat dimulai dengan kata “Kepada”.
Salam Pembuka
Salam pembuka adalah kalimat pendahuluan
sebagai penghormatan diawal surat. Lazimnya, salam pembuka yang digunakan
seperti “Dengan Hormat”. Salam pembuka penting dalam pembuatan surat resmi
karena dapat menanamkan rasa persaudaraan antara orang-orang yang belum saling
mengenal.
Paragraf Pembuka
Paragraf pembuka digunakan sebagai
paragraf pendahuluan sebelum masuk ke paragraf inti. Paragraf pembuka bersifat
basa-basi dan hanya terdiri dari satu paragraf saja yang berfungsi sebagai
pengantar untuk menulis isi surat.
Isi Surat
Isi Surat adalah masalah pokok dari
surat, seperti pokok pikiran yang dituangkan dalam surat untuk menyampaikan
maksud dan tujuan dari penulisan surat.
Penutup Surat
Penutup surat merupakan paragraf
terakhir yang digunakan sebagai penutup surat yang berfungsi sebagai akhir dari
pembicaraan yang mengandung harapan, penegasan dan pernyataan lain yang
berkaitan dengan adat dan sopan santun.
Salam Penutup
Salam penutup digunakan sebagai
penghormatan kepada pembaca sebagai penutup surat. Biasanya, salam penutup yang
digunakan seperti hormat saya, hormat kami dan sebagainya.
Identitas Penulis Surat
Biasanya berisi jabatan, tanda tangan
dan nama terang dari penulis surat .
Tembusan
Tembusan berfungsi untuk mempermudah
pemeriksaan jika terdapat pihak lain yang berkepentingan dengan surat tersebut.
Tembusan hanya digunakan jika surat yang dikirimkan tertuju pada pihak
tertentu. Tembusan ditulis berdasarkan urut jabatan.
Catatan/NB
Catatan berisi pesan singkat yang belum
tercantum dalam isi surat dan digunakan tergantung pada kebutuhan serta tidak
selalu ada dalam penulisan surat.
Contoh Surat Resmi
- Surat Tidak Resmi (Surat Pribadi)
Apa yang dimaksud dengan surat pribadi
atau personal letter? Pengertian Surat Pribadi adalah
jenis surat yang dibuat untuk keperluan pribadi atau personal yang ditujukan
kepada pihak lain, baik kepada seseorang maupun kepada organisasi/ perusahaan.
Surat pribadi bisa menggunakan bahasa
baku ataupun tidak baku karena isi surat tersebut dapat disesuaikan dengan
keperluannya. Dalam penulisan isi surat pribadi harus selalu memperhatikan
etika dan menggunakan bahasa yang sopan.
Dilihat dari segi isinya, surat pribadi
dapat dibedakan menjadi 2 macam, yaitu:
·
Surat
pribadi yang sifatnya tidak resmi,
yaitu surat pribadi yang dibuat dan dikirim seseorang kepada kerabat dan
keluarganya. Bahasa yang digunakan tidak baku, namun tetap memperhatikan
kesopanan dalam berkomunikasi.
·
Surat
pribadi yang sifatnya setengah resmi,
yaitu surat yang dibuat dan dikirim seseorang secara pribadi kepada pejabat
atau suatu organisasi/ instansi. Surat pribadi jenis ini harus menggunakan
bahasa baku dengan aturan-aturan tertentu.
Ciri-Ciri Surat Pribadi
Kita dapat mengenali sebuah surat
pribadi dari karakteristiknya. Berikut ini adalah ciri-ciri surat pribadi pada
umumnya:
·
Surat pribadi tidak dilengkapi dengan
kepala surat (kop surat).
·
Surat pribadi tidak memiliki nomor
surat.
·
Salam pembuka dan penutup dalam surat
pribadi sifatnya non formal dan santai.
·
Bahasa yang digunakan disesuaikan dengan
tujuan surat pribadi tersebut. Menggunakan bahasa baku jika sifatnya resmi, dan
memakai bahasa tidak baku jika sifatnya tidak resmi.
·
Format surat pribadi umumnya lebih
bebas.
Fungsi Surat Pribadi
Apa fungsi surat pribadi? Secara umum,
berikut ini beberapa fungsi dan manfaat surat pribadi:
1. Untuk Mengekspresikan Perasaan
Surat pribadi biasanya digunakan untuk
keperluan personal sehingga sering digunakan untuk mengungkapkan perasaan
seseorang.
2. Menjadi Wakil Penulis
Surat pribadi juga berfungsi sebagai
wakil atau duta penulis surat. Dengan kata lain, surat pribadi mewakili penulis
surat untuk berkomunikasi dengan pihak lain.
3. Sarana Penyampaian Ide dan Gagasan
Penyampaian gagasan dan ide dapat
dilakukan melalui surat pribadi kepada orang lain. Dengan cara seperti ini maka
si penulis dapat menyampaikan ide dan gagasannya secara bebas.
4. Mengembangkan Kemampuan Bahasa
Menulis sebuah surat pribadi dapat
membantu mengembangkan kemampuan bahasa seseorang. Semakin sering membuat surat
pribadi maka kemampuan tata bahasa seseorang akan berkembang.
Jenis-Jenis Surat Pribadi
Setelah memahami pengertian surat
pribadi dan fungsinya, tentunya kita juga perlu mengetahui apa saja macam-macam
surat pribadi. Berikut ini adalah beberapa jenis surat pribadi tersebut:
1. Surat Pribadi Kekeluargaan
Jenis surat pribadi yang satu ini
ditujuan untuk keperluan komunikasi dengan keluarga, kerabat, atau orang-orang
yang dikasihi.
Surat pribadi kekeluargaan biasanya
menggunakan bahasa tidak baku. Surat jenis ini umumnya dibuat dalam tulisan
tangan.
2. Surat Pribadi Setengah Resmi
Pengertian surat pribadi setengah resmi
adalah surat pribadi yang satu yang digunakan untuk keperluan berkomunikasi
dengan suatu instansi atau organisasi.
Penggunaan bahasa dan format penulisan
harus dibuat sedemikian rupa, yaitu dengan bahasa baku dan sopan. Surat pribadi
setengah resmi dapat dibagi menjadi dua, yaitu:
·
Surat
Lamaran Kerja, yaitu surat yang dibuat dan diserahkan
kepada pihak lain untuk keperluan melamar pekerjaan. Surat lamaran kerja menggunakan
bahasa baku yang baik, sopan, dan mudah dimengerti.
·
Surat
Permohonan, yaitu surat yang dibuat dan diserahkan
kepada pihak lain, baik itu pribadi maupun instansi/ organisasi, untuk
mengajukan permohonan.
Struktur Surat Pribadi
Dalam pembuatan sebuah surat pribadi,
terdapat beberapa bagian yang saling melengkapi. Bagian-bagian surat pribadi
tersebut antara lain:
1. Alamat dan Tanggal Penulisan Surat
Pada bagian ini pembuat surat menuliskan
alamatnya secara singkat dan juga tanggal surat itu dibuat.
2. Salam Pembuka
Salam pembuka merupakan cara penulis
surat memulai komunikasi melalui surat pribadi. Beberapa kata yang sering digunakan
sebagai salam pembuka, misalnya:
·
Salam sejahtera
·
Asalamualaikum
·
Dear…
·
Dan lain-lain
3. Paragraf Pembuka
Kalimat di paragram pembuka biasanya
berupa pertanyaan mengenai kabar si penerima surat. Misalnya,
“Hai Sofia, apa kabar? Bagaiman keadaan
mu di sana, pasti sehat ya. Sudah lama tidak ketemu sama kamu, pasti kamu sudah
tambah sukses sekarang…”
4. Paragraf Isi
Pada bagian ini adalah tempat dimana si
penulis surat menyampaikan inti atau tujuan dibuatnya surat tersebut. Sebuah
surat pribadi juga harus memiliki tujuan yang jelas dan disampaikan dengan
bahasa yang mudah dimengerti. Misalnya,
“Sofia, sahabat kecilku yang baik.
Banyak yang terjadi di kampung kita sejak kamu pergi ke kota. Banyak
pembangunan infrastruktur yang dilakukan pemerintah, dan sekarang banyak
lowongan pekerjaan di sini. Saya ingin mengajak kamu bekerja di perusahaan
keluargaku yang mulai berkembang…”
5. Paragraf Penutup
Paragraf ini digunakan untuk menutup
atau mengakhiri surat pribadi. Kata-kata yang sering digunakan adalah harapan,
mohon diri, permintaan maaf, dan lain-lain. Misalnya,
“Sofia, sekian dulu surat saya. Jika
sempat, tolong dibalas ya. Jangan lupa, sampaikan salam dari saya untuk Mama
dan Papa mu…”
Contoh Surat Tidak Resmi
Bengkulu, 29 Desember 2018
Harun Zein Muhammad
Di Bandung
Assalamu’alaikum Wr. Wb.
Hai, apa kabarmu di sana Bang? Semoga selalu dalam lindungan Allah SWT. Alhamdulillah kabar kami di sini sekeluarga baik-baik dan sehat semua. Tapi tetap hanya ada satu yang kurang, yaitu kehadiranmu di sini yang sangat kami harapkan Bang. Kami sekeluarga di sini sangat rindu sama Abang. Apabalgi si kecil Udin yang selalu bawel dan bertanya kapan Abang pulang ke rumah. Dia cuma berpesan kalau jangan lupa oleh-oleh kalau Abang pulang. Hehehehe…..
Aku ada kabar baik nih Bang, kemarinkan ada seleksi CPNS, nah Alhamdulillah Aku lulus dalam tahan awalnya Bang, do’a kan Adikmu ini ya Bang, semoga tahap selanjutnya bisa lulus lagi tentunya dengan hasil yang memuaskan. Kalau aku lulus, nanti Adikmu ini bisa segera menyusul ke seberang…hehehehe
Oiya Bang, Bapak dan Ibu titip pesan, katanya jangan pernah lupakan shalat lima waktu dan baca Al-Qur’an juga jangan sampai ditinggal, dan yang tidak kalah pentingnya adalah jaga kesehatan dan jangan terlalu sering bergadang kalau tidak ada perlunya…
Bang, Untuk kali ini mungkin sampai disini dulu ya, jangan lupa balas surat adikmu ini ya Bang. Kalo tidak adikmu ini akan nesu lho…hohoho…jaga diri baik-baik ya Bang di sana. Kami sekeluarga tetap bangga sama Abang.