LETTER

Surat Resmi dan Tidak Resmi

•  Surat Resmi

Apa itu surat resmi? Surat resmi atau official letter adalah jenis surat yang digunakan secara formal atau resmi oleh pihak-pihak tertentu, baik secara perorangan, lembaga, organisasi atau instansi tertentu untuk saling berkomunikasi satu dengan yang lain secara formal.

Pembuatan surat resmi berdasarkan dengan aturan dan kaidah yang telah ditentukan, seperti penggunaan bahasa baku, isi surat harus efektif dan jelas, serta dibuat dengan cermat sesuai dengan keperluannya. Salah satu contoh surat resmi yang digunakan secara prbadi adalah surat undangan pernikahan. Agar lebih jelas memahami pengertian surat resmi, berikut penjelasan lengkapnya tentang surat resmi, fungsi, dan ciri-cirinya.

Fungsi surat

Surat resmi memiliki fungsi yang tidak ditemukan pada jenis surat lainnya. Berikut beberapa fungsi surat resmi, antara lain:

• Surat resmi sebagai sarana informasi atau pemberitahuan tentang hal-hal tertentu yang disampaikan oleh satu pihak kepada pihak lainnya, misalnya penyampaian gagasan atau pikiran.
• Surat resmi berfungsi sebagai bukti tertulis dalam bentuk dokumen yang bisa dipercaya dan dipertanggungjawabkan.
• Surat resmi sebagai pedoman kerja dalam melakukan kegiatan atau aktivitas yang biasanya berisi tentang langkah-langkah kerja untuk pekerja tertentu.
• Surat resmi sebagai pengingat bagi penerima surat baik perorangan, organisasi, atau lembaga. Hal inilah yang menyebabkan surat resmi perlu didokumentasikan agar bisa digunakan sebagai data dikemudian hari.
• Surat resmi berfungsi sebagai bukti historis dan bukti kronologis.

Meskipun saat ini sudah disediakan fasilitas teknologi seperti email, peran surat resmi dalam bentuk tertulis atau print out masih tetap diperlukan untuk keperluan tertentu, seperti keperluan bisnis, niaga, pemberitahuan dan keperluan lainnya.

Ciri-ciri surat resmi

Dilihat dari karakteristiknya, kita dapat dengan mudah mengenali surat resmi. Berikut ini adalah ciri-ciri surat resmi, antara lain:

• Surat resmi dibuat dengan menggunakan bahasa baku sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia dan EYD, mulai dari kosa kata, frasam serta hingga tata bahasa yang digunakan.
• Surat resmi dibuat dengan menggunakan bahasa yang singkat, padat, dan efektif serta mudah dimengerti maksud dan isinya.
• Surat resmi tidak menggunakan bahasa implisit namun menggunakan bahasa eksplisit.
• Surat resmi dibuat dengan bentuk full block atau semi block.
• Surat resmi menggunakan kop surat yang menyebutkan pihak yang mengeluarkan surat resmi tersebut.
• Surat resmi mencantumkan nomor surat, perihal, tanggal, alamat tujuan, dan lampiran bila ada.
• Dalam kondisi tertentu surat resmi membutuhkan stempel atau cap khusus.
• Surat resmi memiliki bentuk sistematis dan dibuat sesuai dengan aturan baku.

Jenis surat resmi

Berikut ini adalah jenis-jenis surat resmi, antara lain:

• Surat Keputusan, adalah surat resmi yang berisi keputusan dari pimpinan mengenai suatu hal berdasarkan hukum atau peraturan dan undang-undang yang melandasi. Contohnya: Surat Keputusan Pegawai Negeri Sipil.
• Surat Pengantar, adalah surat yang digunakan untuk suatu keperluan mengantar sesuatu. Contohnya: Surat pengantar pidah sekolah.
• Surat Permohonan, adalah surat permintaan yang ditujukan kepada atasan atau pimpinan, Contoh: Surat permohonan pindah tempat tugas.
• Surat Panggilan, adalah surat yang digunakan untuk memanggil atau mengundang seseorang dengan tujuan tertentu. Contoh: Surat panggilan untuk wali murid.
• Surat Perintah, adalah surat yang berisi instruksi dari atasan kepada bawahan untuk melakukan tugas diluar pekerjaan rutin. Contoh: Surat yang berisi perintah dari Pimpinan kepada bawahan untuk membuat laporan bulanan secepatnya.
• Surat Peringatan, adalah surat yang berisi peringatan agar pegawai melakukan tugas dengan baik. Contoh: Surat peringatan karena sering bolos sekolah.
• Surat Tugas, adalah surat yang berisi penugasan seseorang dari pimpinan kepada bawahannya. Contoh: Surat tugas dari kepala sekolah kepada bawahannya untuk menggantikan tugasnya selama kepala sekolah sedang melaksankan ibadah haji.
• Surat Instruksi, adalah surat yang berisi instruksi untuk melakukan sesuatu hal. Contoh: Instruksi dari Kepala Sekolah kepada guru untuk mendampingi siswa dalam melaksanakan lomba di luar sekolah.
• Surat Kuasa, adalah surat yang berisi pemberian kuasa kepada seseorang untuk melakukan hal tanpa menunggu pihak pemberi kuasa. Contoh: Surat kuasa penandatanganan dokumen selama pimpinan berada diluar negeri.
• Surat Pengumuman, adalah surat yang berisi informasi penting dengan sifat segera. Contoh:Surat pengumuman libur kuliah karena hari lebaran.
• Surat Edaran, adalah surat yang diedarkan kepada kalangan tertentu mengenai sesuatu hal. Contoh: Surat edaran daftar ulang siswa kepada wali murid.
• Surat Niaga, adalah surat yang digunakan sebagai transaksi jual beli dalam jumlah tinggi. Contoh: Surat pembelian tanah.
• Surat Undangan, adalah surat yang bertujuan untuk mengundang seseoang atau instansi untuk kepentingan tertentu. Contoh: surat undangan rapat.

Bagian surat resmi

Berbeda dengan jenis surat lainnya, surat resmi memiliki kaidah yang lebih terstruktur dengan ketentuan-ketentuan penulisannya. Dalam surat resmi terdapat bagian-bagian surat yang harus diperhatikan. Bagian-bagian surat resmi tersebut, meliputi:

Kepala atau KOP Surat
Kepala atau kop surat menunjukkan edentitas suatu perusahaan atau instansi. Kop surat biasanya terdapat pada bagian atas surat yang berisi nama instansi, alamat, kotak pos, email, telepon, dan lainnya.

Nomor Surat

Nomor surat berfungsi untuk memudahkan perarsipan jika sewaktu-waktu surat kembali dibutuhkan. Nomor surat biasanya ditulis sesuai dengan kebijakan perusahaan.

Tempat dan Tanggal Pembuatan Surat

Bagian dari surat resmi lainnya adalah tempat dan tanggal pembuatan surat yang biasanya terletak di bagian kanan atau kiri surat tergantung dari format yang dipilih. Penulisan tempat dan tanggal perlu dicantumkan karena digunakan sebagai penunjuk waktu.

Lampiran

Lampiran dibuat sebagai penunjuk tentang dokumen yang disertakan bersama surat yang bersangkutan. Dalam surat resmi, lampiran dinyatakan dalam jumlah yang pasti.

Hal/Perihal

Hal atau perihal adalah inti dari isi surat secara keseluruhan. Hal atau perihal berisi pokok-pokok dari isi surat yang ingin ditujukan yang dibuat oleh pembuat surat.

Alamat

Bagian alamat surat berisi seperti jabatan seseorang, instansi, dan alamat yang dituju. Biasanya bagian alamat surat dimulai dengan kata “Kepada”.

Salam Pembuka

Salam pembuka adalah kalimat pendahuluan sebagai penghormatan diawal surat. Lazimnya, salam pembuka yang digunakan seperti “Dengan Hormat”. Salam pembuka penting dalam pembuatan surat resmi karena dapat menanamkan rasa persaudaraan antara orang-orang yang belum saling mengenal.

Paragraf Pembuka

Paragraf pembuka digunakan sebagai paragraf pendahuluan sebelum masuk ke paragraf inti. Paragraf pembuka bersifat basa-basi dan hanya terdiri dari satu paragraf saja yang berfungsi sebagai pengantar untuk menulis isi surat.

Isi Surat

Isi Surat adalah masalah pokok dari surat, seperti pokok pikiran yang dituangkan dalam surat untuk menyampaikan maksud dan tujuan dari penulisan surat.

Penutup Surat

Penutup surat merupakan paragraf terakhir yang digunakan sebagai penutup surat yang berfungsi sebagai akhir dari pembicaraan yang mengandung harapan, penegasan dan pernyataan lain yang berkaitan dengan adat dan sopan santun.

Salam Penutup

Salam penutup digunakan sebagai penghormatan kepada pembaca sebagai penutup surat. Biasanya, salam penutup yang digunakan seperti hormat saya, hormat kami dan sebagainya.

Identitas Penulis Surat

Biasanya berisi jabatan, tanda tangan dan nama terang dari penulis surat .

Tembusan

Tembusan berfungsi untuk mempermudah pemeriksaan jika terdapat pihak lain yang berkepentingan dengan surat tersebut. Tembusan hanya digunakan jika surat yang dikirimkan tertuju pada pihak tertentu. Tembusan ditulis berdasarkan urut jabatan.

Catatan/NB

Catatan berisi pesan singkat yang belum tercantum dalam isi surat dan digunakan tergantung pada kebutuhan serta tidak selalu ada dalam penulisan surat.

Contoh Surat Resmi

•  Surat Tidak Resmi (Surat Pribadi)

Apa yang dimaksud dengan surat pribadi atau personal letter? Pengertian Surat Pribadi adalah jenis surat yang dibuat untuk keperluan pribadi atau personal yang ditujukan kepada pihak lain, baik kepada seseorang maupun kepada organisasi/ perusahaan.

Surat pribadi bisa menggunakan bahasa baku ataupun tidak baku karena isi surat tersebut dapat disesuaikan dengan keperluannya. Dalam penulisan isi surat pribadi harus selalu memperhatikan etika dan menggunakan bahasa yang sopan.

Dilihat dari segi isinya, surat pribadi dapat dibedakan menjadi 2 macam, yaitu:

·         Surat pribadi yang sifatnya tidak resmi, yaitu surat pribadi yang dibuat dan dikirim seseorang kepada kerabat dan keluarganya. Bahasa yang digunakan tidak baku, namun tetap memperhatikan kesopanan dalam berkomunikasi.

·         Surat pribadi yang sifatnya setengah resmi, yaitu surat yang dibuat dan dikirim seseorang secara pribadi kepada pejabat atau suatu organisasi/ instansi. Surat pribadi jenis ini harus menggunakan bahasa baku dengan aturan-aturan tertentu.

Ciri-Ciri Surat Pribadi

Kita dapat mengenali sebuah surat pribadi dari karakteristiknya. Berikut ini adalah ciri-ciri surat pribadi pada umumnya:

·         Surat pribadi tidak dilengkapi dengan kepala surat (kop surat).

·         Surat pribadi tidak memiliki nomor surat.

·         Salam pembuka dan penutup dalam surat pribadi sifatnya non formal dan santai.

·         Bahasa yang digunakan disesuaikan dengan tujuan surat pribadi tersebut. Menggunakan bahasa baku jika sifatnya resmi, dan memakai bahasa tidak baku jika sifatnya tidak resmi.

·         Format surat pribadi umumnya lebih bebas.

Fungsi Surat Pribadi

Apa fungsi surat pribadi? Secara umum, berikut ini beberapa fungsi dan manfaat surat pribadi:

1. Untuk Mengekspresikan Perasaan

Surat pribadi biasanya digunakan untuk keperluan personal sehingga sering digunakan untuk mengungkapkan perasaan seseorang.

2. Menjadi Wakil Penulis

Surat pribadi juga berfungsi sebagai wakil atau duta penulis surat. Dengan kata lain, surat pribadi mewakili penulis surat untuk berkomunikasi dengan pihak lain.

3. Sarana Penyampaian Ide dan Gagasan

Penyampaian gagasan dan ide dapat dilakukan melalui surat pribadi kepada orang lain. Dengan cara seperti ini maka si penulis dapat menyampaikan ide dan gagasannya secara bebas.

4. Mengembangkan Kemampuan Bahasa

Menulis sebuah surat pribadi dapat membantu mengembangkan kemampuan bahasa seseorang. Semakin sering membuat surat pribadi maka kemampuan tata bahasa seseorang akan berkembang.

Jenis-Jenis Surat Pribadi

Setelah memahami pengertian surat pribadi dan fungsinya, tentunya kita juga perlu mengetahui apa saja macam-macam surat pribadi. Berikut ini adalah beberapa jenis surat pribadi tersebut:

1. Surat Pribadi Kekeluargaan

Jenis surat pribadi yang satu ini ditujuan untuk keperluan komunikasi dengan keluarga, kerabat, atau orang-orang yang dikasihi.

Surat pribadi kekeluargaan biasanya menggunakan bahasa tidak baku. Surat jenis ini umumnya dibuat dalam tulisan tangan.

2. Surat Pribadi Setengah Resmi

Pengertian surat pribadi setengah resmi adalah surat pribadi yang satu yang digunakan untuk keperluan berkomunikasi dengan suatu instansi atau organisasi.

Penggunaan bahasa dan format penulisan harus dibuat sedemikian rupa, yaitu dengan bahasa baku dan sopan. Surat pribadi setengah resmi dapat dibagi menjadi dua, yaitu:

·         Surat Lamaran Kerja, yaitu surat yang dibuat dan diserahkan kepada pihak lain untuk keperluan melamar pekerjaan. Surat lamaran kerja menggunakan bahasa baku yang baik, sopan, dan mudah dimengerti.

·         Surat Permohonan, yaitu surat yang dibuat dan diserahkan kepada pihak lain, baik itu pribadi maupun instansi/ organisasi, untuk mengajukan permohonan.

Struktur Surat Pribadi

Dalam pembuatan sebuah surat pribadi, terdapat beberapa bagian yang saling melengkapi. Bagian-bagian surat pribadi tersebut antara lain:

1. Alamat dan Tanggal Penulisan Surat

Pada bagian ini pembuat surat menuliskan alamatnya secara singkat dan juga tanggal surat itu dibuat.

2. Salam Pembuka

Salam pembuka merupakan cara penulis surat memulai komunikasi melalui surat pribadi. Beberapa kata yang sering digunakan sebagai salam pembuka, misalnya:

·         Salam sejahtera

·         Asalamualaikum

·         Dear…

·         Dan lain-lain

3. Paragraf Pembuka

Kalimat di paragram pembuka biasanya berupa pertanyaan mengenai kabar si penerima surat. Misalnya,

“Hai Sofia, apa kabar? Bagaiman keadaan mu di sana, pasti sehat ya. Sudah lama tidak ketemu sama kamu, pasti kamu sudah tambah sukses sekarang…”

4. Paragraf Isi

Pada bagian ini adalah tempat dimana si penulis surat menyampaikan inti atau tujuan dibuatnya surat tersebut. Sebuah surat pribadi juga harus memiliki tujuan yang jelas dan disampaikan dengan bahasa yang mudah dimengerti. Misalnya,

“Sofia, sahabat kecilku yang baik. Banyak yang terjadi di kampung kita sejak kamu pergi ke kota. Banyak pembangunan infrastruktur yang dilakukan pemerintah, dan sekarang banyak lowongan pekerjaan di sini. Saya ingin mengajak kamu bekerja di perusahaan keluargaku yang mulai berkembang…”

5. Paragraf Penutup

Paragraf ini digunakan untuk menutup atau mengakhiri surat pribadi. Kata-kata yang sering digunakan adalah harapan, mohon diri, permintaan maaf, dan lain-lain. Misalnya,

“Sofia, sekian dulu surat saya. Jika sempat, tolong dibalas ya. Jangan lupa, sampaikan salam dari saya untuk Mama dan Papa mu…”

Contoh Surat Tidak Resmi

Bengkulu, 29 Desember 2018

Harun Zein Muhammad

Di Bandung

Assalamu’alaikum Wr. Wb.

Hai, apa kabarmu di sana Bang? Semoga selalu dalam lindungan Allah SWT. Alhamdulillah kabar kami di sini sekeluarga baik-baik dan sehat semua. Tapi tetap hanya ada satu yang kurang, yaitu kehadiranmu di sini yang sangat kami harapkan Bang. Kami sekeluarga di sini sangat rindu sama Abang. Apabalgi si kecil Udin yang selalu bawel dan bertanya kapan Abang pulang ke rumah. Dia cuma berpesan kalau jangan lupa oleh-oleh kalau Abang pulang. Hehehehe…..

Aku ada kabar baik nih Bang, kemarinkan ada seleksi CPNS, nah Alhamdulillah Aku lulus dalam tahan awalnya Bang, do’a kan Adikmu ini ya Bang, semoga tahap selanjutnya bisa lulus lagi tentunya dengan hasil yang memuaskan. Kalau aku lulus, nanti Adikmu ini bisa segera menyusul ke seberang…hehehehe

Oiya Bang, Bapak dan Ibu titip pesan, katanya jangan pernah lupakan shalat lima waktu dan baca Al-Qur’an juga jangan sampai ditinggal, dan yang tidak kalah pentingnya adalah jaga kesehatan dan jangan terlalu sering bergadang kalau tidak ada perlunya…

Bang, Untuk kali ini mungkin sampai disini dulu ya, jangan lupa balas surat adikmu ini ya Bang. Kalo tidak adikmu ini akan nesu lho…hohoho…jaga diri baik-baik ya Bang di sana. Kami sekeluarga tetap bangga sama Abang.

Adikmu nan Merindu

Marion Jola